Datenschutzinformation für Bewerber_innen innerhalb der Europ Assistance-Gruppe

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Europäische Reiseversicherung AG („ERV“) ein besonderes Anliegen.

1 Allgemeines

In dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie über die verschiedenen Aspekte der Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Karriereportals auf unserer Website und Ihrer Bewerbung bei einem Unternehmen der Europ Assistance-Gruppe.

Wir weisen darauf hin, dass bei Besuch unserer Website personenbezogene Daten verarbeitet werden. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie unter https://www.europ-assistance.at/datenschutz für die Europ Assistance GmbH und unter https://www.europaeische.at/rechtliches/datenschutz für die Europäische Reiseversicherung AG.

2 Verantwortliche für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragte

Sofern Sie sich für eine Stelle bei der Europ Assistance GmbH bewerben, ist diese die für die Datenverarbeitung Verantwortliche:

Europ Assistance Gesellschaft m.b.H.
Kratochwjlestraße 4, 1220 Wien
Telefon: +43 (0) 1 313 89 0

Sofern Sie sich bei der Europäische Reiseversicherung AG, einem Unternehmen der Europ Assistance-Gruppe bewerben, ist dieses Unternehmen Verantwortliche:

Europäische Reiseversicherung AG

Kratochwjlestraße 4, 1220 Wien

Telefon: +43 1 317 25 00

Den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten und dessen Team erreichen Sie entweder per E-Mail (datenschutz@europaeische.at oder postalisch (Kratochwjlestraße 4, 1220 Wien mit dem Adresszusatz „Datenschutzbeauftragter“).

3 Umfang der durchgeführten Datenverarbeitungen

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der durch die Europ Assistance GmbH und Europäische Reiseversicherung AG durchgeführten Datenverarbeitungen im Rahmen unseres Karriereportals auf unserer Website sowie im Rahmen Ihrer Bewerbung samt zusätzlicher Informationen für Sie als betroffene Person.

3.1 Bearbeitung der Bewerbung und Abwicklung des Bewerbungsprozesses

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Die EA erhebt bestimmte personenbezogene Daten von Bewerber_innen, um Bewerbungen zu evaluieren und um den Bewerbungsprozess abzuwickeln. Die personenbezogenen Daten von Bewerber_innen werden in Karriereportalen verarbeitet, um eine effiziente und korrekte Abwicklung des Bewerbungsprozesses zu gewährleisten. Dabei werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Daten, die mit Ihrer Bewerbung sowie Ihrem Zugang zu unserem Karriereportal in Zusammenhang stehen (wie etwa Name, E-Mailadresse, Adresse, Geburtsdatum, Lebenslauf, Bewerbungsfoto, Motivationsschreiben, von Ihnen aufgenommenes und an uns übermitteltes Bewerbungsvideo, von Ihnen zur Verfügung gestellte Dokumente, mit uns geführte Korrespondenz, Zugangsdaten zum Karriereportal);
Sofern wir mit Ihnen ein Bewerbungsgespräch über eine Onlinevideoverbindung führen: Erstelldatum des Gesprächstermins, Beginn und Ende des Gesprächs, Link zum Calendar-Event, die in dem Gespräch erörterten Gesprächsinhalte. Weder wir noch unsere Dienstleister fertigen eine Aufzeichnung des Videos an oder speichern die im Rahmen des Gesprächs gesendeten Chatnachrichten ab (diese werden nach Beendigung des Gesprächs sofort gelöscht);
Berufsbezogenen Daten (wie etwa Kontaktdaten, Daten zur Ausbildung, beruflicher Erfahrung, Kompetenzen, Qualifikationen).

Zu welchen Zwecken werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Evaluierung von Bewerbungen und Kontaktaufnahme mit Bewerber_innen sowie zur Dokumentation und Durchführung des Bewerbungsprozesses.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für diese Zwecke erfolgt auf Basis von Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

3.2 Erinnerung an Fertigstellung der Bewerbung im Online-Portal

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Sofern Sie mit der Anlage Ihrer Online-Bewerbung begonnen haben, diese aber nicht fertiggestellt haben, senden wir Ihnen nach zwei Tagen eine Erinnerung zur Fertigstellung per E-Mail. Dafür ist die Verarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich.

Zu welchen Zwecken werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Daten werden zur vollständigen Durchführung des Bewerbungsprozesses und Kommunikation mit Bewerber_innen verarbeitet.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für diese Zwecke erfolgt auf Basis von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen). Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen besteht in diesem Fall in der Fertigstellung des begonnenen Bewerberprofils, um den Bewerbungsprozess erfolgreich abzuwickeln und die Richtigkeit und Vollständigkeit der Bewerberdaten zu gewährleisten. Sie haben das Recht, gegen diese Verarbeitung jederzeit Widerspruch einzulegen.

3.3 Evidenzhaltung

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Evidenzhaltung werden alle von Ihnen im Zusammenhang mit der Bewerbung bereitgestellten Daten für 9 Monate ab Abschluss des Bewerbungsprozesses gespeichert, sofern Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilen. Auf diese Weise können wir Ihnen in diesem Zeitraum neue oder freiwerdende Stellen, die zu Ihrem Bewerberprofil passen, anbieten.

Zu welchen Zwecken werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Daten werden zur Kommunikation mit Bewerber_innen verarbeitet, bei Vorliegen einer zum Bewerberprofil passenden Stelle.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für diese Zwecke erfolgt auf Basis von Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (Einwilligung der betroffenen Person). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung, nicht berührt.

3.4 Onboarding von Bewerber_innen nach erfolgter Zusage

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Die EA kontaktiert Bewerber_innen und informiert sie über die Zusage für eine bestimmte Position. Zudem werden weitere personenbezogene Daten von Bewerber_innen erhoben, damit ihre Profile als künftige Mitarbeiter_innen in den bestehenden Systemen angelegt werden können. Es werden dabei die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Persönliche Informationen (z.B.: Anrede, Name, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, akademischer Titel, Familienstand);
Kontaktinformationen (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer(n), Angaben zu den Angehörigen);
Informationen zum Beschäftigungsverhältnis (Eintrittsdatum, Pensionsdatum, etc…);
Bankverbindung (IBAN, Bank etc.);
Sozialversicherung und Details zu persönlichen Dokumenten (Dokumententyp, Ausweisnummer, Gültigkeitsende, etc…);
Dokumente (Reisepass, (Dienst-)Zeugnisse, Meldezettel, Versicherungsdatenauszug, ggf. Beschäftigungsbewilligung, ggf. Aufenthaltstitel, etc…);
Antworten auf Compliance Fragen (Bspw.: Besteht ein Naheverhältnis / geschäftliche Beziehung zu einer in der EA angestellten / verbundenen juristischen / natürlichen Person? Besteht eine Gehaltsexekution / ein Insolvenzverfahren? Behinderung gemäß Behinderteneinstellungsgesetz (kurz BEinstG)? ab 50%);
Antwort auf die Frage nach dem evangelischen Religionsbekenntnis, sofern Sie diese angegeben haben, zum Zweck der Bestimmung für Sie relevanter gesetzlicher Feiertage oder Dienstverhinderungen;
Information, ob Sie in einer Sanktionsliste geführt werden, die der Abwehr von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dient und Strafregisterauszug.

Zu welchen Zwecken werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Daten werden zum Abschluss des Bewerbungsprozesses und Kommunikation mit Bewerber_innen sowie Onboarding verarbeitet.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden diese personenbezogenen Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für diese Zwecke erfolgt grundsätzlich auf Basis von Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Die Verarbeitung des Religionsbekenntnisses, sofern dieses bekannt gegeben wird, bzw. die Information zum Grad der Behinderung gemäß Behinderteneinstellungsgesetz erfolgt aufgrund Art 9 Abs 2 lit b DSGVO (Erforderlichkeit, damit die betroffene Person die ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben kann).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für den Abgleich gegen Sanktionslisten, die Vorlage des Strafregisterauszuges sowie die Antworten der sonstigen Compliance Fragen erfolgt auf Basis von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen). Das berechtigte Interesse des Verantwortlichen besteht darin, die sanktionsrechtlichen Bestimmungen und die Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche einzuhalten. Die Vorlage des Strafregisterauszugs und die Antworten auf die sonstigen Compliance Fragen dient der Überprüfung der Vertrauenswürdigkeit des Bewerbers.

4 Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Wir bedienen uns für den Betrieb unseres Karriereportals unterschiedlicher Auftragsverarbeiter. Mit diesen schließen wir Vereinbarungen ab, um zu gewährleisten, dass sie hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen erfolgen.

Zu den Auftragsverarbeitern zählen:

Software und Service Provider, die IT-Applikationen und Software bereitstellen für Kommunikation (z.B.: E-Mail), administrative Tätigkeiten und den Einsatz von Recruitingplattformen;
IT-Dienstleister und Betreiber von Rechenzentren für das Hosting von Daten;
Scan- und Druckdienstleister.

Darüber hinaus bedienen wir uns Dienstleister, die keine Auftragsverarbeiter, sondern eigenständige bzw. gemeinsame Verantwortliche sind:

Personio SE & Co. KG Seidlstraße 3 80335 München, Deutschland

5 Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland

Im Rahmen der in dieser Datenschutzinformation angeführten Datenverarbeitungen findet keine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland statt.

6 Speicherdauer

Die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung verarbeiteten, oben unter Punkt 3. genannten Daten werden grundsätzlich bis zu 7 Monate nach Erledigung Ihrer Bewerbung (z.B. Zu-, Absage sowie Zurücknahme der Bewerbung oder wenn Sie für diesen Zeitraum keine Änderungen vornehmen) gespeichert.

Im Falle der Evidenzhaltung (Punkt 3.3) werden Ihre Bewerbungsdaten 9 Monate nach Erteilung Ihrer Einwilligung gespeichert.

7 Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht

Sie können unter den oben angeführten Kontaktdaten Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art 15 DSGVO).

Recht auf Berichtigung/Vervollständigung Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung

Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung bzw. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen (Art 16 DSGVO).

Recht auf Löschung

Sie haben das Recht vom Verantwortlichen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art 17 DSGVO). Der Verantwortliche ist verpflichtet Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art 17 Abs 1 DSGVO) bzw. keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind (Art 17 Abs 3 DSGVO).

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung

Sie können zudem die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art 18 DSGVO) verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art 20 DSGVO).

Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, soweit die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses des Verantwortlichen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen (Art 21 DSGVO). Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Gleiches gilt, wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Recht auf Widerruf

Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) erhalten haben und verarbeiten, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit der Folge widerrufen, dass wir Ihre Daten ab Erhalt des Einwilligungswiderrufs nicht mehr für die in der Einwilligung ausgewiesenen Zwecke verarbeiten. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Recht auf Beschwerde

Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die Österreichische Datenschutzbehörde, 1030 Wien, Barichgasse 40-42, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, zu wenden.

8 Die Erforderlichkeit der Verarbeitung Ihrer Daten

Wenn Sie die genannten Daten nicht bereitstellen, ist die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und der Abschluss eines Dienstvertrages nicht möglich.

9 Keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung

Im Rahmen der in dieser Datenschutzinformation angeführten Datenverarbeitungen finden keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art 22 DSGVO statt.

Initiativbewerbung - Europäische Reiseversicherung

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